“多管齊下”提升辦文質(zhì)量
政府部門公文質(zhì)量既關(guān)系行政決策的科學(xué)性和執(zhí)行力，也關(guān)系機(jī)關(guān)的威信和形象。作為政府綜合經(jīng)濟(jì)部門，我委年均公文流轉(zhuǎn)量在萬件以上，收發(fā)公文多為政策研究、規(guī)劃編制、重大事項協(xié)調(diào)類，涉及改革發(fā)展的方方面面，對文件質(zhì)量和時效性、專業(yè)性要求很高。工作中，我們以問題為導(dǎo)向、以需求為指引，通過健全完善辦件系統(tǒng)、創(chuàng)新優(yōu)化辦件機(jī)制，有效提升了辦文質(zhì)量，更好地發(fā)揮了以文輔政的職能作用。
一、升級服務(wù)，健全“三時”智能辦件系統(tǒng)
“工欲善其事，必先利其器�！惫南到y(tǒng)作為辦公自動化的核心系統(tǒng)，對于規(guī)范辦文程式、提高辦文效率具有十分重要的作用。為此，辦公室逐件分析了近三年來黨委辦公廳和政府辦公廳發(fā)布的公文錯情信息，結(jié)合我委業(yè)務(wù)特點(diǎn)，梳理出了錯情“高發(fā)區(qū)”；逐個走訪了委機(jī)關(guān)各處室，了解大家對原內(nèi)網(wǎng)辦公系統(tǒng)的意見和建議，梳理歸總后，會同技術(shù)開發(fā)人員，按“省時、即時、及時”的原則，健全優(yōu)化內(nèi)網(wǎng)智能辦件系統(tǒng)。
一是處室省時擬文。依據(jù)來文類別，辦文系統(tǒng)可自動調(diào)用后臺信息生成格式模版，嵌入發(fā)文標(biāo)題、主送單位和抄送單位等關(guān)鍵信息，確保文種正確、附件齊全、格式規(guī)范。
二是全程即時留痕。利用系統(tǒng)軟件技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文檔在公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中的即時留痕，對修改人員、修訂內(nèi)容、修改時間等信息全程記錄，使承辦人全面掌握過程性信息和各方意圖，也避免了修改責(zé)任不明確等現(xiàn)象。
三是核后及時提醒。新設(shè)“辦件進(jìn)度提示”功能，網(wǎng)上核稿后，與核稿模塊關(guān)聯(lián)的內(nèi)網(wǎng)郵箱會立即向承辦人員發(fā)送取件提醒，并由核稿人員打印擬文箋和正文稿，投入辦公室“已核公文集散中心”，承辦人自行取件進(jìn)入送簽程序，改變了以往“一對多”電話提醒取件的常規(guī)模式，便于核稿人員從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來。
二、厘清責(zé)任，建立流程節(jié)點(diǎn)聯(lián)系機(jī)制
辦公室審核和文印工作是公文質(zhì)量過程管理的重要一環(huán)。為確保充分履行崗位責(zé)任，我們首先對審核、文印流程及崗位職責(zé)進(jìn)行了明晰，確保做好公文審核、文印等分內(nèi)之事。
一是專人專崗，量化崗位職責(zé)分工。統(tǒng)計全委近五年發(fā)文總量，優(yōu)化調(diào)整對口辦文處室，設(shè)立“1+2+X”對口服務(wù)機(jī)制，進(jìn)行精細(xì)化管理。即“辦公室每一名核稿人員對口聯(lián)系兩名文印人員，每名文印人員對口聯(lián)系若干處室”，直接將處室文稿的審核、文印工作明確到核稿、文印人員，實(shí)現(xiàn)了核稿、制文、用印、歸檔責(zé)任到人。
二是把握環(huán)節(jié)，做好信息公開和保密審查。收集吸納中央到地方的政府信息公開、保密審查等條例規(guī)章，優(yōu)化設(shè)計委機(jī)關(guān)公文擬稿箋，對信息公開和定密審核實(shí)行“一箋式”管理，將信息公開的依據(jù)及方式、定密點(diǎn)及定密依據(jù)等全部細(xì)化，相應(yīng)調(diào)整網(wǎng)上審核流程，與公文核稿同步進(jìn)行。
三是建章立制，加強(qiáng)文印中心管理。研究制定《文印人員績效考核制度》，充分調(diào)動文印人員在公文質(zhì)量管理中的積極性和主動性，試行知識技能測試、AB角頂崗、處室服務(wù)評分、周例會檢查、月綜合排名末位約談警示等考核機(jī)制。同時，鼓勵文印人員拓寬知識面，特別是掌握公文體例格式、報送渠道等相關(guān)要求，積極參與到“全員糾錯”等工作中，共同提高發(fā)文質(zhì)量。
三、嚴(yán)格監(jiān)管，建立全員糾錯控制機(jī)制
公文審核把關(guān)工作是公文質(zhì)量管理的重要一環(huán)，也是體現(xiàn)辦公室管理水平的重要載體。我們通過層層把關(guān)、加強(qiáng)監(jiān)管，全力打好公文錯情“殲滅戰(zhàn)”。
一是建立校對審查把關(guān)機(jī)制。在校對工作中，我們實(shí)行“雙人簽發(fā)、全員糾錯”保障措施，即委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后文印人員制作校樣，由文印人員和處室承辦人共同校對簽字。此外，動員辦公室全體人員和文印中心人員，在日常工作中對辦理中和已辦畢文件進(jìn)行瀏覽審查，既積極學(xué)習(xí)了解全委中心工作，又同時審查公文是否存在錯情，發(fā)動全員之力加強(qiáng)公文質(zhì)量的審查把關(guān)。
二是建立核稿流程監(jiān)管機(jī)制。在核稿工作中，我們主要采取了以下幾項措施：首先，公文運(yùn)行到辦公室后，由核稿人員嚴(yán)格審核把關(guān)，打印紙質(zhì)件加蓋“核稿騎縫章”，避免核稿后的“抽換風(fēng)險”；其次，文印人員制版后，由核稿人員對公文內(nèi)容、格式、簽發(fā)流程等進(jìn)行全面復(fù)核；zui后，在用印環(huán)節(jié)，由機(jī)要人員對公文的各類要素進(jìn)行審查。公文辦畢后，因特殊原因確需調(diào)整修改，需征得處室負(fù)責(zé)人、分管委領(lǐng)導(dǎo)同意，由機(jī)要人員賦予文印人員權(quán)限進(jìn)行修改，避免了公文改動的隨意性。
三是建立公文錯情通報機(jī)制。在內(nèi)網(wǎng)探索設(shè)立“錯情通報”欄目，既將兩廳通報的各類公文錯情上傳“引以為鑒”，又自亮“家丑”，對辦公室核稿發(fā)現(xiàn)的各類錯情適時掛網(wǎng)，提醒各處室加以規(guī)范。
四、強(qiáng)化擔(dān)當(dāng)，建立督促考核約束機(jī)制
主辦處室文件起草是保證辦文質(zhì)量的第yi步，也是zui關(guān)鍵的一步。按照“誰主辦、誰負(fù)責(zé)”的原則，我們堅持從文件起草抓起，采取“一提醒、二約談、三通報”的督促和“考核約束”機(jī)制，不斷強(qiáng)化主辦處室的主體責(zé)任，切實(shí)保障辦文質(zhì)量。“一提醒”是指通過核稿糾錯等方式，某處室一個月內(nèi)連續(xù)三次發(fā)現(xiàn)錯情，或一份文稿中發(fā)現(xiàn)三處以上錯情，由辦公室負(fù)責(zé)人對處室負(fù)責(zé)人進(jìn)行提醒，請其加強(qiáng)本處室發(fā)文質(zhì)量管理；“二約談”是指辦公室提醒后，一個月內(nèi)再次發(fā)現(xiàn)錯情，由分管委領(lǐng)導(dǎo)對處室負(fù)責(zé)人進(jìn)行約談；“三通報”是指分管委領(lǐng)導(dǎo)約談后，一個月內(nèi)該處室仍有公文錯情，通過委主任辦公會或全委通報的方式，對該處室進(jìn)行通報批評；“考核約束”是指將公文質(zhì)量納入處室績效考核，凡出現(xiàn)公文錯情的，按嚴(yán)重程度對處室進(jìn)行扣分處理。通過強(qiáng)化主體責(zé)任，進(jìn)一步督促各處室擬文時對公文內(nèi)容和體例格式進(jìn)行逐級審核、嚴(yán)把關(guān)口，有力保證了辦文質(zhì)量。
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