辦文必須做到“六個注意”
做好辦文工作，對于提高領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作的質(zhì)量和效益有著十分重要的意義。通過辦文工作的實踐，認為要提高辦文質(zhì)量，應(yīng)做到以下六個注意。
一、注意是否確需行文
辦公室要勇于負責(zé)，當好參謀，做到：一是可發(fā)可不發(fā)的文件，堅決不發(fā)；二可由部門發(fā)的文件，或可由幾個部門聯(lián)合發(fā)的文件，不要拿到黨委來批轉(zhuǎn)，更不能以黨委名義發(fā)文；三是可由政府單獨發(fā)的文件，不要黨政聯(lián)名發(fā)；四是凡已開會作過部署或已登報、發(fā)電話通知、傳真電報的，一般不再發(fā)文；五是本級工作措施相比上級文件沒有更具體要求的，不再發(fā)文；六是本機關(guān)內(nèi)部部署的一般工作，一般不發(fā)文。
二、注意是否符合辦文的程序和手續(xù)
要特別注意以下四點：一是文件的輸送渠道是否正常；二是該會簽的單位是否都已經(jīng)同意并會簽；三是需要要關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負責(zé)人過目簽字的，是否已經(jīng)過目簽字；四是“zui終”簽發(fā)人的意見是否明確，意見不明確的，應(yīng)用時請示。
三、注意是否符合黨和國家的有關(guān)方針、政策
文件的審核把關(guān)，zui重要的是把住方針、政策關(guān)。把關(guān)中要進行全方位的認真核對。一是“上下”核對。就是同中央和省里已發(fā)布的有關(guān)方針、政策、規(guī)定進行核對，不能相互抵觸、沖突。二是“今昔”核對。就是對現(xiàn)行政策和過去所發(fā)的文件進行核對，使現(xiàn)行政策和過去的文件提法一致。如果有修改，就要加上一名：“一律以現(xiàn)在的文件提法為準。”三是“前后”核對。就是文件本身前后提法要一致，不能自相矛盾。
四、注意措施是否切實可行
措施是否切實可行是衡量文件質(zhì)量效能的重要標準，為此，在辦文過程中要通過“四看”來把關(guān)：一是看文件提出的要求和措施，理由是否充足，符合不符合實際情況，能不能辦到、行得通；二是看文件提出的要求和措施，由誰執(zhí)行，怎樣執(zhí)行，執(zhí)行的時限是否規(guī)定得具體恰當；三是看文件涉及到其他部門的要求和措施是否已得到有關(guān)部門的同意；四是看督促檢查的措施有沒有遺漏等。這些是從文件的貫徹落實來考慮的。
五、注意文字表達是否準確、簡煉
文件的行文一定要平實，要注意語體。文字把關(guān)中，一是文字修改一定要尊重原文，可小改的就不大改，可改可不改的就不改。二是要達意。文件的政策性、操作性很強，因此文字把關(guān)的選擇道德要考慮達意，然后再考慮修辭。后者要服從前者，不能以文害意。三是要盡可能保留文件原來的風(fēng)格。
六、注意文件是否工整和完整
正式送領(lǐng)導(dǎo)同志審批的文件，字跡必須工整，格式必須正確，紙面也要力求清晰。對不合要求的文稿，要按規(guī)定抄寫清楚后再送審。同時還要檢查把關(guān)文件的附件是否齊全（如附表、附轉(zhuǎn)文件等），再就是審核文件有關(guān)的附件是否具備。
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