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作為與《黨政機關(guān)公文處理工作條例》配套的國家標準，《黨政機關(guān)公文格式》在促進黨政機關(guān)公文格式規(guī)范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況仍時有發(fā)生。看看下面14種公文格式常見錯誤，你中過嗎？
錯誤1：密級公文未標注公文份號，或使用三位阿拉伯數(shù)字標注，標注位置較隨意。
正確做法：密級公文應(yīng)標注份號，并用六位三號阿拉伯數(shù)字，頂格編排標注在公文首頁版心左上角第一行。
錯誤2：涉密公文密級過高或過低，保密期限標注為“有效期內(nèi)”“發(fā)布前”“永久”“長期”“普密”等；公文保密期限中的數(shù)字用漢字小寫數(shù)字書寫。
正確做法：涉密公文應(yīng)根據(jù)涉密程度標注密級和保密期限，用三號黑體字頂格編排標注在公文份號的下方位置，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字書寫。
錯誤3：不急的公文標注緊急程度，且未按規(guī)定位置標注；在標題中的文種前面加注緊急程度，如“緊急通知”“緊急請示”“緊急報告”等。
正確做法：緊急公文應(yīng)分別標注“特急”“加急”，用三號黑體字，頂格編排標注在公文首頁版心的左上角；如需同時標注公文份號、密級和保密期限，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
錯誤4：發(fā)文機關(guān)標志標注為發(fā)文機關(guān)名稱后加“任免通知”“情況通報”“值班通報”等。
正確做法：發(fā)文機關(guān)標志由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成（也可不加“文件”二字），但發(fā)文機關(guān)名稱后不能加文種。
錯誤5：發(fā)文字號要素中的機關(guān)代字概括得不準確、不莊重，字數(shù)過長；年度使用“（）”或“［］”括入，發(fā)文順序號前“0”占位，且加“第”字；上行文的發(fā)文字號標注的位置不準確。
正確做法：發(fā)文字號由機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。機關(guān)代字要求準確、規(guī)范、精練、無歧義、易識別；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注，前不加“第”字，不編虛位（即1不編為01）；上行文的發(fā)文字號標注在紅色間隔線左上方位置，居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
錯誤6：沒有標注簽發(fā)人；標注的簽發(fā)人不是該機關(guān)的主要負責人或其他經(jīng)授權(quán)的負責人；簽發(fā)人標注了職務(wù)。
正確做法：上行文應(yīng)標注簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人應(yīng)是機關(guān)的主要負責人或者其他經(jīng)授權(quán)的負責人，簽發(fā)人員標注姓名，不標注職務(wù)。
錯誤7：公文標題中省略發(fā)文機關(guān)名稱；把文種作為公文標題；公文標題的字體字號使用不規(guī)范，排列呈長方形或沙漏形等。
正確做法：公文標題由行文機關(guān)名稱、事由和文種組成；使用二號小標宋體字標注；標題回行時，排列應(yīng)為梯形或菱形。
錯誤8：公文正文中，結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語后的標點符號一律使用頓號，如：“（一）、”“1、”“（1）、”；同一篇公文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語書寫不統(tǒng)一，使用好幾種結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。
正確做法：公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語及標點符號為“一、”“（一）”“1.”“（1）”；字體第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注；一篇公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)語，使用同一種書寫，以體現(xiàn)上下文表述的一致性。
錯誤9：附件說明中的附件名稱字數(shù)較長換行時頂格標注，未與附件名稱的首字對齊；附件名稱后使用標點符號“；”或“�！�。
正確做法：附件名稱較長需要回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊；附件名稱后不加標點符號。
錯誤10：發(fā)文機關(guān)署名與發(fā)文機關(guān)標志不一致或使用不規(guī)范簡稱；公文成文日期中的數(shù)字使用漢字小寫數(shù)字書寫。
正確做法：發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)當署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，并與發(fā)文機關(guān)標志一致；成文日期中的數(shù)字應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字書寫。
錯誤11：公文需要說明的事項標注在版記的上一行；附注內(nèi)容未用“（）”括起來。
正確做法：附注應(yīng)標注在居左空兩字加“（）”編排在成文日期下一行；標注內(nèi)容應(yīng)該用“（）”括起來。
錯誤12：抄送機關(guān)未按黨政軍群團的順序或未按上級、平級、下級的層次標注；抄送機關(guān)要素欄內(nèi)隨意標注“內(nèi)部領(lǐng)導”“打印、核對人”“印數(shù)”“聯(lián)系人”“存檔”等內(nèi)容。
正確做法：抄送機關(guān)的排列順序按機關(guān)性質(zhì)或隸屬關(guān)系確定；對于不同級別的應(yīng)依上級機關(guān)、平級機關(guān)、下級機關(guān)的次序標注；抄送機關(guān)欄內(nèi)只允許標注主送機關(guān)外需執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，不可標注與此無關(guān)的內(nèi)容。
錯誤13：頁碼居中標注，或頁碼左右未標注一字線。
正確做法：頁碼用四號半角宋體阿拉伯數(shù)字編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各標注一條一字線。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。
錯誤14：轉(zhuǎn)發(fā)性公文出現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)與被轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)兩個發(fā)文機關(guān)標志和兩個版記。
正確做法：去掉被轉(zhuǎn)發(fā)公文的發(fā)文機關(guān)標志及版記。
除了格式上的常見錯誤外，尚有三個問題值得關(guān)注，即黨政機關(guān)公文字體字號、主送機關(guān)和公文生效標志方面，仍然不統(tǒng)一。
比如，黨的機關(guān)公文正文用17磅仿宋體字，每行26個字，而行政機關(guān)公文正文用三號仿宋體字，每行28個字；黨的機關(guān)選用“意見”“決定”文種行文時不標注主送機關(guān)，而行政機關(guān)運用這兩個文種行文時都標注主送機關(guān)；黨的機關(guān)制發(fā)的有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文不用印，只標注行文機關(guān)署名和成文日期，而行政機關(guān)制發(fā)的公文只標注成文日期并加蓋印章，不作署名。以上這些問題，需要公文處理工作人員重視，學透用好相關(guān)規(guī)定，避免錯誤發(fā)生，鬧出笑話。
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