公文寫作怎么才能做到短小精悍
簡(jiǎn)短是當(dāng)代公文寫作發(fā)展的客觀需要及必然趨勢(shì)。據(jù)《參考消息》報(bào)道，聯(lián)合國(guó)每年印制各種文件要用去５８５３噸普通紙和２３４噸影印紙，另外還要用掉８２噸衛(wèi)生紙，總計(jì)相當(dāng)于毀掉１０．５萬(wàn)棵樹。為此，聯(lián)合國(guó)秘書處建議：zui好縮短各種文件的篇幅，刪除不必要的詞語(yǔ)，只印zui重要的內(nèi)容，以極大限度地挽救樹木。把寫短公文提升到挽救樹木的戰(zhàn)略高度來認(rèn)識(shí)，頗具理論與實(shí)踐意義。
公文寫作應(yīng)力求簡(jiǎn)短。對(duì)此，無(wú)產(chǎn)階級(jí)的革命導(dǎo)師曾經(jīng)作過許多精辟論述。毛澤東同志在他的那篇著名演說《反對(duì)黨八股》一文中指出：“我們應(yīng)該研究一下文章怎樣寫得短些，寫得精粹些�！恼绿L(zhǎng)了，有誰(shuí)來看呢？”（《反對(duì)黨八股》）還指出：“要‘精兵簡(jiǎn)政’。講話、演說、寫文章和寫決議案，都應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要�！保ā饵h委會(huì)的工作方法》）他很形象地將那種繁冗拖沓、又臭又長(zhǎng)的公文喻為“懶婆娘的裹腳布”。指出：“我們應(yīng)當(dāng)禁絕一切空話。但是要緊的和首先的是把那些‘懶婆娘的裹腳布’趕快扔到垃圾桶里去。或許有的同志要講，《資本論》不是很長(zhǎng)的嗎？那又怎么辦？這是好辦的，看下去就是了。俗話說：‘到什么山上唱什么歌�！终f：‘看菜吃飯，量體裁衣�！覀儫o(wú)論做什么事都要看情形辦理，文章和演說也是這樣。”（《反對(duì)黨八股》）毛澤東同志把“內(nèi)容要扼要，文字要簡(jiǎn)練”作為對(duì)“報(bào)告文字的一條基本要求”。他在1948年1月所寫的《關(guān)于建立報(bào)告制度》一文中指出：“報(bào)告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。如果一次寫不完全部問題時(shí)，就分兩次寫�！备锩鼘�(dǎo)師列寧也是這樣，他提倡機(jī)關(guān)公務(wù)人員要學(xué)會(huì)寫五行字的材料，認(rèn)為一般的請(qǐng)示和報(bào)告，“寫五行字就夠”。他說過：“請(qǐng)寫得簡(jiǎn)短些，采用電報(bào)文體，如果必要的話，可以另加附件�！辈⒈硎尽皩戦L(zhǎng)了我根本不看，一定不看”�！叭绻星袑�(shí)可行的建議，可以寫在另一張紙上，要像電報(bào)那樣寫得極其簡(jiǎn)短。”（《給伊·克·葉若夫》，《列寧全集》第３５卷，人民出版社１９５９年版，第５２４頁(yè)）。他還十分嚴(yán)厲地指出：“污濁的官僚主義使我們陷入濫發(fā)文件、空談法令、亂寫指示的境地，而生動(dòng)活潑的工作卻淹沒在這浩如煙海的公文中了�！�1920年，俄國(guó)《火星報(bào)》編輯部成立的協(xié)商委員會(huì)制定了一個(gè)社會(huì)民主黨的統(tǒng)一綱領(lǐng)草案。其中有這樣一段：“雖然在整個(gè)文明世界占統(tǒng)治地位的同一種生產(chǎn)方式給各國(guó)社會(huì)民主黨人確定的共同的zui終目的是統(tǒng)一的，但是他們對(duì)自己提出的zui近任務(wù)是不同的，因此這種方式的發(fā)展程度不是到處都一樣，它在各國(guó)發(fā)展的社會(huì)政治環(huán)境也有差異�！边@是一個(gè)相當(dāng)冗長(zhǎng)的句子。列寧看后，批注：“能不能把這句話壓縮成‘民族特點(diǎn)’四個(gè)字或其它等等呢？”（《列寧全集》第六卷第52頁(yè)）可見列寧是多么注意文件的簡(jiǎn)短。
我國(guó)古代有一首制鼓的秘訣，zui初是20個(gè)字：“緊緊蒙張皮，密密釘上釘，天晴和下雨，打起一樣音。”后來，有一個(gè)秀才認(rèn)為用語(yǔ)太羅嗦，就加以改動(dòng)，改成：“緊緊蒙，密密釘，晴和雨，一樣音�！边@樣，由原來的20個(gè)字簡(jiǎn)化為12個(gè)字，仍不失原意，因此改動(dòng)是成功的；后來又有一個(gè)秀才，認(rèn)為簡(jiǎn)化為12個(gè)字仍然不夠理想，于是又做了進(jìn)一步簡(jiǎn)化：“緊蒙密釘，晴雨同音”。由12個(gè)字又簡(jiǎn)化為8個(gè)字，也沒有失去原意，因此更是值得稱道的。后來又有一個(gè)秀才，說還可以再作簡(jiǎn)化，又減為“緊蒙密釘”，說這4個(gè)字仍能把鼓制作出來。這究竟好不好呢？我們認(rèn)為，這首制鼓秘訣非常絕妙，妙就妙在將整個(gè)制鼓的工序以及鼓制成以后的音響效果都表現(xiàn)出來了。由20個(gè)字減為12個(gè)字是可取的，由12個(gè)字減為8個(gè)字是絕妙的，但減為4個(gè)字以后就顯得差強(qiáng)人意了，因?yàn)闆]有反映出鼓制成以后的效果。因此，這就要求我們?cè)趯懽鬟^程中應(yīng)當(dāng)盡可能地求簡(jiǎn)，這是一條基本原則，但有一點(diǎn)必須注意，那就是應(yīng)以不違反原意為根本，而不能隨意茍簡(jiǎn)。這就是“緊蒙密釘”給我們的啟示。
無(wú)獨(dú)有偶。古羅馬的愷撒也給我們留下了惜墨如金的佳話。凱撒（前約100年——前44年）是古代羅馬共和國(guó)后期的著名軍事統(tǒng)帥、政治家、優(yōu)xiu的史學(xué)家。他在戎馬倥惚之際，給后人留下了《高盧戰(zhàn)記》和《內(nèi)戰(zhàn)記》兩部史學(xué)名著。
公元前60年，他與龐培、克拉蘇結(jié)成前三頭同盟，前59年，當(dāng)選為羅馬共和國(guó)的執(zhí)政官。公元前53年克拉蘇出征“安息王國(guó)”陣亡后，龐培陰謀與元老院一起解除凱撒的兵權(quán)。此時(shí)，凱撒正征戰(zhàn)高盧地區(qū)。聞?dòng)嵑螅从谇?9年，率軍進(jìn)占羅馬。龐培與一些同謀者只得逃至希臘，又浪跡埃及。前48年，凱撒率軍追蹤龐培到埃及，殺了龐培，并擁立他所偏愛的年輕美女克婁巴特拉七世為埃及女王，而廢黜了她的兄弟。凱撒迷戀于克婁巴特拉七世的宮室之樂，不思返國(guó)。第二年，傳來了小亞細(xì)亞地區(qū)米特里達(dá)梯六世的兒子法那西斯興兵反抗羅馬的消息，凱撒統(tǒng)帥軍隊(duì)日夜兼程趕赴小亞細(xì)亞，鎮(zhèn)壓了法那西斯的反抗。
這次戰(zhàn)役勝利后，凱撒給羅馬的元老院（另有一種講法，說是寫給凱撒在羅馬的朋友）送去一份有關(guān)這次戰(zhàn)役的“捷報(bào)”。里面只寫著三個(gè)單數(shù)第yi人稱的拉丁文動(dòng)詞：“veni，vidi，vici�！弊g成中文，意思是“我到、我見、我勝”。如果再簡(jiǎn)潔些，用“到，見，勝”三個(gè)字就足夠了。這份“捷報(bào)”惜墨如金，字雖少，意思卻非常明了。愷撒不愧是一位惜墨如金的拉丁散文大家。
公元前45年，凱撒被元老院宣布為“終身獨(dú)載宮”。翌年被反對(duì)派刺死。
隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、生活節(jié)奏的加快，節(jié)省時(shí)間、講究效率，已經(jīng)成為當(dāng)代社會(huì)的普遍要求。反映到機(jī)關(guān)公文寫作中，簡(jiǎn)潔明了更為人們所傳誦和強(qiáng)調(diào)。在不少國(guó)家，都把它視為公文的一項(xiàng)改革。比如新加坡在1976年就成立了“華文應(yīng)用文改革工作委員會(huì)”，制定了《華文應(yīng)用文改革大綱》，目的是“使應(yīng)用文變成容易學(xué)、容易寫，既快捷、又簡(jiǎn)省的通訊利器，從而更好更廣泛地為現(xiàn)代化的新加坡社會(huì)服務(wù)�！痹偃缑绹�(guó)前總統(tǒng)卡特為研究如何改革和精簡(jiǎn)文體，專門舉辦了由200名聯(lián)邦政府官員參加的學(xué)習(xí)班，而且自己帶頭，把原來總統(tǒng)簽署命令的首句“我秉承合眾國(guó)憲法和法律賦予合眾國(guó)總統(tǒng)的權(quán)力，茲發(fā)布命令如下”改為“我作為合眾國(guó)總統(tǒng)命令”，這就推動(dòng)了美國(guó)文風(fēng)的改革。
那么，公文寫作何以能“短”？筆者以為，主要應(yīng)從以下幾方面著手：
一、一事一文，主旨明確。公文行文必須做到主旨明確、集中、單一，力戒枝蔓橫生，繁冗蕪雜。每份公文要解決什么問題，必須首先確立一個(gè)明晰的中心，然后再緊緊圍繞這一中心去組織材料。除綜合性報(bào)告以外，一般應(yīng)采用“一事一文”的方法，特別是請(qǐng)示類公文，更應(yīng)如此。這樣做，既便于承辦，又便于事后立卷歸檔，并能有效地縮短行文篇幅。否則，一文數(shù)事，勢(shì)必形成“多中心”，造成冗長(zhǎng)雜亂的現(xiàn)象，令人不得要領(lǐng)，從而影響行文目的的順利實(shí)現(xiàn)。
二、用語(yǔ)簡(jiǎn)潔明快，干凈利落。公文總要直接地、迅速地傳遞某種信息，因此，其用語(yǔ)必須做到言簡(jiǎn)意賅，精煉概括。具體包括：
其一，摒棄不必要的解釋和說明。在公文寫作中，為使閱者準(zhǔn)確理解有關(guān)內(nèi)容，有時(shí)需要對(duì)其進(jìn)行解釋或說明。但要注意遵循“必要”和“適度”的原則，切忌過多過濫，造成篇幅上的繁瑣和冗長(zhǎng)。這樣，對(duì)于“亦即”、“就是說”、“換言之”等等，諸如此類的解釋或說明性語(yǔ)句，應(yīng)盡力避免。
其二，刪掉可有可無(wú)的字、詞、句、段。這主要是在公文的修改環(huán)節(jié)來完成。毋庸置疑，好文章是改出來的，“文章不厭改，修改出佳篇”，“寫得好的本領(lǐng)就是刪掉那些寫得不好的地方的本領(lǐng)”（契訶夫語(yǔ)）。魯迅先生說過：“寫完后至少要看兩遍，竭力將可有可無(wú)的字詞句段刪掉，毫不可惜�！泵珴蓶|同志對(duì)此又做了進(jìn)一步的引申發(fā)揮，指出：“魯迅先生說至少要看兩遍，至多呢？他沒有說。要我看，不妨看它十遍，認(rèn)真加以修改，然后拿出去發(fā)表。”當(dāng)然，這種“為求一字穩(wěn)，拈斷數(shù)莖須”、“兩句三年得，一吟雙淚流”式的文章修改法，并不完全適合于公文寫作，因?yàn)樵S多公文都是“急就篇”，往往是“今天交任務(wù)，明天要稿子”，容不得你去做精雕細(xì)琢。但在時(shí)間和條件允許的情況下，這種認(rèn)真修改的精神卻是非常值得提倡的，也是確保公文質(zhì)量所必需的。公文初稿寫完后，要反復(fù)檢查，認(rèn)真修改，重點(diǎn)應(yīng)在語(yǔ)言表達(dá)方面下些工夫，竭力將可有可無(wú)的字、詞、句、段刪去，毫不可惜。為此，要特別注意：刪掉這一字、詞、句、段對(duì)公文內(nèi)容有沒有影響？會(huì)不會(huì)使人產(chǎn)生歧義？上下文義是否仍然連貫、順暢？等等，如無(wú)妨礙，則應(yīng)大膽刪削，以省減文字，縮短篇幅。
其三，淘汰層層“套話”，既不要開頭“戴帽”，也不能結(jié)尾“穿靴”。現(xiàn)行公文寫作中，“套話”屢禁不止，其表現(xiàn)有二：一是開頭“戴帽”，如“在中央×××文件精神指引下，在上級(jí)黨委、政府的關(guān)懷下，在本單位領(lǐng)導(dǎo)的直接指揮下，經(jīng)過全體干部和職工的共同努力……”等；二是結(jié)尾“穿靴”，如“讓我們共同奮斗吧”、“我們雖然取得了上述成績(jī)，但距離領(lǐng)導(dǎo)要求還相差很遠(yuǎn)”等等。這兩種傾向，只能導(dǎo)致文字表達(dá)上的空洞浮泛，而不具任何實(shí)際意義，均應(yīng)堅(jiān)決剔除。
三、貴用“直筆”。黨政機(jī)關(guān)公文寫作條例明確規(guī)定，草擬公文應(yīng)當(dāng)做到“直述不曲”，這是由公文本身的性質(zhì)所決定的。公文具有很強(qiáng)的政策性和指導(dǎo)性，因此在撰寫時(shí)必須做到直言其事，只要能將有關(guān)內(nèi)容準(zhǔn)確清楚地予以表達(dá)即可，力戒拐彎抹角，含蓄隱諱。多用概括性、陳述性的語(yǔ)言，少用或不用描寫性、抒情性的語(yǔ)言。對(duì)事物或問題的情狀作過多鋪陳或“渲染”，勢(shì)必導(dǎo)致篇幅上的冗長(zhǎng)雜亂，從而影響公文的質(zhì)量及效用。
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