收文擬辦七要點(diǎn)
收文擬辦是秘書部門對需要辦理的公文提出初步處理意見，并提供必要的背景材料，以供領(lǐng)導(dǎo)審定、決策、批示時(shí)參考的一項(xiàng)重要的公文處理程序，是秘書部門的一項(xiàng)重要工作。擬辦意見雖只有寥寥數(shù)語，卻能體現(xiàn)出秘書人員公文處理、邏輯思維和文字表達(dá)的能力。做好公文擬辦工作，是辦公廳(室)文書處理部門服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、當(dāng)好參謀助手的基本要求。結(jié)合工作實(shí)際，筆者認(rèn)為，公文擬辦工作應(yīng)注意把握好以下幾個(gè)方面的問題：
一、安排要合理
1、請批的領(lǐng)導(dǎo)同志和請辦的責(zé)任單位要合理。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志分工和各部門的職責(zé)權(quán)限、工作范圍，確定請批和請辦的對象，不能亂，更不能混。這就要求秘書人員必須熟悉和掌握領(lǐng)導(dǎo)同志工作分工和各部門工作職責(zé)。對一些重要的或自己把握不準(zhǔn)的事項(xiàng)，要及時(shí)請示分管秘書長(主任)，再按批示意見辦理。
2、辦理程序要嚴(yán)格。每項(xiàng)工作都有相應(yīng)的工作制度、工作程序和辦理要求，有分管的領(lǐng)導(dǎo)和單位，比如，有關(guān)表彰工作應(yīng)由人事部門把關(guān)，有關(guān)機(jī)關(guān)辦公用房分配管理應(yīng)由機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門安排等。對這些工作規(guī)程都必須了解掌握并嚴(yán)格執(zhí)行，不能違反規(guī)定擅自處理。
3、語意表達(dá)要準(zhǔn)確，意見表述要清楚，是閱示、閱知還是閱研、閱辦等都要講明白，不能產(chǎn)生歧義。
二、考慮要周到
1、分析要縝密。在審文時(shí)應(yīng)迅速準(zhǔn)確地判斷來文的動(dòng)機(jī)和目的要求，以便做到有的放矢。而且要善于聯(lián)系實(shí)際工作中遇到的問題進(jìn)行分析研究，以務(wù)實(shí)的精神進(jìn)行處理，力求達(dá)到理想的辦理效果。
2、籌劃要周密。要站在全局高度研究問題，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，妥善安排。需要落實(shí)的工作要實(shí)現(xiàn)決策執(zhí)行的閉路循環(huán)，做到有安排、有落實(shí)、有反饋。
3、協(xié)調(diào)要周全。公文辦理過程就是落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)同志批示意見和協(xié)調(diào)部門處理的過程，要注意多聯(lián)系溝通，與有關(guān)部門一起研究提出各方都能接受的意見，避免造成工作上的矛盾和摩擦。
三、說明要具體
擬辦意見內(nèi)容要嚴(yán)謹(jǐn)具體，比如建設(shè)管理部門就下屬事業(yè)單位因體制改革引發(fā)上訪的報(bào)告，就得送分管建設(shè)、信訪、人事工作的領(lǐng)導(dǎo)同志及相應(yīng)部門閱處，zui好由人事部門牽頭研究完善此類事業(yè)單位體制改革的具體意見后再處理。
如需要提出明確的處理意見，應(yīng)明確請哪位領(lǐng)導(dǎo)同志閱定，由哪個(gè)單位牽頭協(xié)調(diào)，督辦時(shí)必須將有關(guān)辦理要求和辦理時(shí)限等交代清楚。
四、條理要清晰
擬辦意見的思路要清晰，有層次感，能體現(xiàn)辦理過程前后順序和因果關(guān)系。是同時(shí)辦還是依次辦，是先請領(lǐng)導(dǎo)批還是先轉(zhuǎn)部門辦，先給誰后給誰等都應(yīng)安排有序。要根據(jù)具體內(nèi)容確定具體的辦理思路和辦法，保證辦理工作科學(xué)有序進(jìn)行。
比如，有關(guān)社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化等綜合性調(diào)研報(bào)告，可同時(shí)分送班子成員和相關(guān)部門參閱；需先由責(zé)任部門把關(guān)提出意見的事項(xiàng)，可先請部門提出處理意見后，再請領(lǐng)導(dǎo)同志閱示等。
五、范圍要適度
公文呈送范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和辦理要求靈活掌握，如內(nèi)容涉及政策性、全局性或重大問題的，可以分送班子領(lǐng)導(dǎo)；內(nèi)容涉及某一方面重要工作的，可送黨政主要領(lǐng)導(dǎo)同志、分管領(lǐng)導(dǎo)同志及相關(guān)部門；內(nèi)容只涉及某一方面一般性工作的，送分管領(lǐng)導(dǎo)同志閱批或有關(guān)部門閱辦即可。其中，保密公文的辦理必須嚴(yán)格按保密制度執(zhí)行。
六、語氣要恰當(dāng)
擬辦意見表述一定要客觀公正，不能帶有個(gè)人主觀意志和感情色彩，而且態(tài)度要不偏不倚、不卑不亢。特別是批轉(zhuǎn)部門辦理時(shí)更應(yīng)注意把握好語氣，既不是請示，也不是指示，更不是下達(dá)命令。擬辦意見一般都要求用規(guī)范的公務(wù)語言表述，多用“請”字開頭。
七、文字要簡練
擬辦意見只是一個(gè)辦理說明，是辦文的參考性意見，領(lǐng)導(dǎo)同志的批示意見才是辦理的重點(diǎn)，因此，擬辦意見一定要求簡求精，只要能將辦理過程充分表述清楚即可，不宜拖沓冗長，喧賓奪主。
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