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一、發(fā)文事由
發(fā)文事由是指書寫公文或者應用文的目的、背景、根據。一般來說發(fā)文事由可以寫成兩種情況。一種為上級精神，一種為現(xiàn)狀分析。例如：題干要求我們寫一篇《關于推進養(yǎng)老工作的建議》，若在材料中出現(xiàn)了政策文件，上級精神要求推進養(yǎng)老工作，這時我們的發(fā)文事由就可以把該政策文件摘抄出來；若材料中沒有上級精神，而是在敘述現(xiàn)狀，例如：題干要求我們寫一篇《節(jié)水宣傳材料》，在材料中描述的都是我國水資源遭到大肆污染、嚴重浪費等現(xiàn)狀，這時我們便可以歸納概括材料中關于水資源的現(xiàn)狀作為這篇公文的發(fā)文事由。而且要將這些上級精神或者現(xiàn)狀連接起來，可以用根據式開頭或者目的式開頭來書寫。根據式開頭是指用“經”、“根據”、或者“依據”等詞語連接；目的式開頭是用“為”或者“為了”詞語連接。當然，上級精神與現(xiàn)狀分析可以同時存在，這還要視材料而定。
二、發(fā)文事項
發(fā)文事項的書寫主要根據文種來斷定。若是一篇倡議書，其發(fā)文事項便是倡議的事項，也就是對策措施。例如：寫一篇《關于文明出游的倡議書》，這時候發(fā)文事項便是向游客發(fā)出的文明倡議，也是提對策，如：愛護文物，杜絕亂刻亂畫。等等；若是一篇整改通知書，其發(fā)文事項是整改事項，例如讓某些“高污染、高耗能”企業(yè)進行整改，這時事項中就要寫讓企業(yè)如何整頓、改進；若是一份會議通知其發(fā)文事項便是通知事項，即會議的時間、地點、內容、與會人員及注意事項等。
三、結束語
一般來說，公文、應用文可以不另作結尾，直接結束即可。但有一些文種比較特殊，需要結束語。例如：倡議書，其結束語便是發(fā)出希望號召；還有通知，其結束語通常為“特此通知”；函，若是邀請函，便是“敬請您的光臨”，若是復函，結束語便是“特此函復”，若是詢問函，結束語是“特此函詢”。
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