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1.在批復前必須進行充分的調(diào)查研究工作。首先，應認真研究來文的內(nèi)容及其背景，審核其真實性、準確性與必要性;其次，應查閱有關(guān)的規(guī)定與指示，以便使批復的意見符合有關(guān)的方針政策與法律法規(guī);第三，如屬已經(jīng)處理過的問題，則應查閱前案處理的材料，以便對問題的處理具有連續(xù)性;第四，如請示的內(nèi)容涉及有關(guān)機關(guān)(部門)的職權(quán)范圍，在批復時應與有關(guān)機關(guān)(部門)對有關(guān)問題進行協(xié)商并取得一致意見，避免相互矛盾與抵觸。
2.批復的意見應明確、具體、可行。首先，要做到根據(jù)充分，觀點明確，所提意見與方案符合實際，具有可行性;其次，文字表述應準確、簡要，語氣肯定，忌用模棱兩可，含混不清、易生歧解的詞語。
批復的中心內(nèi)容必須是圍繞請示事項予以有針對性的答復，不應主題分散，離開請示事項發(fā)表寬泛的意見。
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