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公文擬制中，有的同志不太注意文種的選擇，比如，把“請示”寫成了“報告”�！罢埵尽毙枰霞墮C關(guān)答復(fù)，“報告”只需要上級機關(guān)閱知即可。名不正則事不順。如果用錯了，請示的問題就可能得不到及時的回應(yīng)。
在實踐中，公文文種使用錯誤的情況，主要有以下幾類：
一、缺少文種
規(guī)范的公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)包含發(fā)文機關(guān)、事由、文種三個要素。一些同志往往只注重事由，把公文標(biāo)題寫成了新聞標(biāo)題。如“今年我省高考招生計劃超額完成15%”，這樣的標(biāo)題，作為一則消息是可以的，但如果作為公文就不夠妥當(dāng)。因為收文單位很難迅速判斷出，你的行文目的是什么，是請示問題還是提出建議、報告工作。
二、使用非法定文種
實踐中，一些單位不是使用規(guī)定的15個文種，而是用總結(jié)、要點、方案、計劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復(fù)、匯報等作為文種。如“關(guān)于2015年工作要點”，這樣的標(biāo)題在起草過程中或非正式行文時可以使用，一旦作為公文印發(fā)，就要規(guī)范起來，應(yīng)改為“×××印發(fā)《2015年工作要點》的通知”。
三、文種重疊使用
如“×××關(guān)于做好×××工作的請示報告”，這種公文呈送到上級機關(guān)，經(jīng)辦人員就不清楚，是作為一般的閱件處理還是需要答復(fù)。還有的單位出于各種考慮，故意寫成“請示報告”，這樣對具體辦理人員來說，就更難處理了。同樣的錯誤還有“意見報告”等。又如轉(zhuǎn)發(fā)類公文，因為轉(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)較多，會出現(xiàn)“通知的通知的通知”，其實可以省略中間環(huán)節(jié)，使用“通知的通知”即可。當(dāng)然，文種重疊也有例外情況。“通知”可以和其他文種混合使用。如，“×××印發(fā)《關(guān)于深化本市體教結(jié)合工作的意見》的通知”。
四、越級使用規(guī)定文種
有的公文文種的適用范圍雖然沒有明確規(guī)定由哪一級機關(guān)使用，但涉及一個使用層級的問題。如黨的機關(guān)發(fā)布“會議公報”，只能是黨的全國代表大會及其中央委員會，地方黨組織不能發(fā)布“會議公報”。實踐中，有的地方黨委全會閉幕時也要發(fā)布一個公報，這就超越了層級。同樣的道理，“聯(lián)合公報”的內(nèi)容也只能是反映國家外交事宜，地方與地方之間不能發(fā)布“聯(lián)合公報”。
五、其他錯用文種的情況
除本文開頭談到的“請示”與“報告”錯用之外，“請示”“報告”與“函”也容易用錯，主要表現(xiàn)是該用“函”的時候使用“請示”“報告”。出現(xiàn)這種情況的原因，一方面是起草者不清楚這幾個文種的使用規(guī)范；另一方面是明知不對，不得已而為之，因為這樣有利于申請事項獲得“綠燈”。日常行文中，確實有不少申請或報告事項因為使用了函卻被收文單位退回的現(xiàn)象。原因是這些收文單位往往強調(diào)某一事項屬于其職權(quán)范圍內(nèi)審批的，要求對方單位必須寫“請示”。其實，“函”這種公文也具有請示和報告的功能，完全可以用于請示需要審批的事項。再往深層次講，兩個平級機關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)之間，一家向另一家“請示”，從各方面講，都是不妥當(dāng)?shù)摹?/P>
以上文種使用錯誤的情況比較常見。這些錯誤造成公文處理工作中的無序，影響公文作用的發(fā)揮，甚至造成上下級之間的誤解、“左鄰右舍”之間的扯皮。個中原因值得公文擬制人員仔細體味思考。
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