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文章的部分與部分之間，或呈現(xiàn)因果關系，或呈現(xiàn)主次關系，或呈現(xiàn)并列關系，或呈現(xiàn)表里關系，各部分互相彌補、互相協(xié)助，而不能互相矛盾、互相拆臺。公務文書結構的主要環(huán)節(jié)公務員寫作在安排結構時，要把握好這樣四對八個環(huán)節(jié)：層次和段落、過渡和照應、主次和詳略、開頭和結尾。
1、層次
層次是結構諸環(huán)節(jié)中zui重要的一環(huán)。結構的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現(xiàn)。
層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時也可以等于段)的結構單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標志，如章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第yi章、第二章……附則”來構成，清晰地顯現(xiàn)出層次來。它也可以沒有明確的外部標志，但人們在閱讀時，仍然能夠區(qū)分出來，因為不同層次承擔著文章內容展開的不同步驟。
公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)：一種是并列式，一種是遞進式。
開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進形態(tài)。
對事物幾個不同側面的考察，對事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。
如果是從事物的表象逐步深人去探索其本質，每一個深化的階段就形成一個層次，各層次之間就是遞進形態(tài)。從原因出發(fā)推導結果，或者反過來從結果出發(fā)尋找原因，也會有步步深人的過程，也是遞進形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過程時，按照事實發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會形成層次，各層之間也屬于遞進形態(tài)。
2、段落
段落就是我們平時所說的自然段，它是小于層次(有時也會有一個段落自成一個層次的情況)大于句子的結構單位。段落的劃分使文章的結構更明晰、醒日。
相對于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點：
首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務，只能有一個中心話題，只能有一個中心思想。一個層次也是如此。對于一個段落而言，當然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內容可以不單一外，意義段都不應違背這一原則。
其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結構的嚴重失誤。
其三，段落安排要長短適度。段落多長才合適?這并沒有統(tǒng)一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切害J得七零八碎的，讀者也難以接受。一般說來，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度，特殊情況可以例外。
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