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　　格式指的是法定公文外形結構的組織安排，包括結構項目和附屬標記，以及這些項目和標記在頁面上的安放位置和具體構成。雖然這些要求往往講的是細節(jié)，卻是公文具有法定權威性和強制約束力的顯著表現(xiàn)，也是保證公文質量和提高辦文效率的重要手段。

　　目前，黨政機關公文標準依據(jù)的是2012年修訂的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）和同年國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布的《黨政機關公文22》（GB/T9704—2012）。盡管這兩個文件出臺已經有一段時間，但是執(zhí)行情況仍參差不齊。常見問題有以下幾個方面。

　　一是該具備的要素發(fā)生遺漏

　　《條例》中明確了公文18個方面的要素，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等，每一個要素都有其特定意義，發(fā)生遺漏可能會引起一定后果。比如，份號是公文印制份數(shù)的順序號，作用是加強文件管理和利用，涉密文件如果未標注份號，會直接影響到文件的分發(fā)、查對、清退和銷毀。又如，密級應標而未標的情況屢見不鮮，個別單位甚至在直接轉發(fā)上級單位涉密文件時漏標密級。《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，對應當定密的事項不定密，造成嚴重后果的，須由有關機關、單位依法對直接負責的主管人員和其他直接責任人員給予處分。

　　二是該調整的要素沒有到位

　　2012年《條例》修訂時作出不少重要調整，但是至今有些文件仍舊未作調整。比如，我們經常說的“紅頭”也就是發(fā)文機關標志，已經被統(tǒng)一為兩種形式：一是使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱再加上“文件”二字，二是使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。以xx市委辦公廳為例，前者對應的是“中共xx市委辦公廳文件”，一般是普發(fā)性的下行文；后者對應的是“中共xx市委辦公廳”，所有上行文、平行文、下行文都被“一網(wǎng)打盡”。但是工作中，有單位仍在使用發(fā)文機關名稱加括號和文種的形式，如“中共……委員會（通知）”“中共……委員會（請示）”。又如，主題詞因為以往存在亂標、濫標現(xiàn)象，無法真正起到提高查找效率的作用，已經被取消，但現(xiàn)在少數(shù)文件的版記上依然存在。

　　三是用法有待進一步準確規(guī)范

　　對于一些最基本的要求，有些單位落實情況也不盡如人意。比如，標題一般應當使用2號小標宋體字，但是字體字號不合規(guī)定的情況仍然不少，有的文件甚至在一個標題中出現(xiàn)兩種字號；標題回行需要做到語意完整、排列對稱，但是有的文件卻將諸如“教育實踐活動”“規(guī)范性文件”這樣的特定詞語分跨上下兩行，或者是將虛詞作為下一行的第一個字。又如，正文一般應用3號仿宋體字，文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，一般第一層次用黑體字、第二層次用楷體字、第三和第四層次用仿宋體字標注。但實際工作中字體字號不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生，特別是當多個單位的來文同時呈報時，不規(guī)范的頁面會分外顯眼。

　　其實，問題說起來都不復雜，標準早已明確，整改也不困難，關鍵在于是否重視。正如習近平總書記在所著的《之江新語》所指出，小事小節(jié)是一面鏡子，能夠反映人品，反映作風。公文看似簡單，卻也從一個方面反映出辦文部門的工作作風，一旦出錯就會直接影響到各方面對于文件質量的印象、對于發(fā)文單位的認可，不利于今后文件執(zhí)行和工作開展。所以，我們一定要站在作風建設的高度，嚴謹細致、精益求精，抓小抓實、堅持不懈，從嚴把好關。