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公文擬制中，有的同志不太注意文種的選擇，比如，把“請(qǐng)示”寫(xiě)成了“報(bào)告”。“請(qǐng)示”需要上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，“報(bào)告”只需要上級(jí)機(jī)關(guān)閱知即可。名不正則事不順。如果用錯(cuò)了，請(qǐng)示的問(wèn)題就可能得不到及時(shí)的回應(yīng)。
在實(shí)踐中，公文文種使用錯(cuò)誤的情況，主要有以下幾類(lèi)：
一、缺少文種
規(guī)范的公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)包含發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三個(gè)要素。一些同志往往只注重事由，把公文標(biāo)題寫(xiě)成了新聞標(biāo)題。如“今年我省高考招生計(jì)劃超額完成15%”，這樣的標(biāo)題，作為一則消息是可以的，但如果作為公文就不夠妥當(dāng)。因?yàn)槭瘴膯挝缓茈y迅速判斷出，你的行文目的是什么，是請(qǐng)示問(wèn)題還是提出建議、報(bào)告工作。
二、使用非法定文種
實(shí)踐中，一些單位不是使用規(guī)定的15個(gè)文種，而是用總結(jié)、要點(diǎn)、方案、計(jì)劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復(fù)、匯報(bào)等作為文種。如“關(guān)于2015年工作要點(diǎn)”，這樣的標(biāo)題在起草過(guò)程中或非正式行文時(shí)可以使用，一旦作為公文印發(fā)，就要規(guī)范起來(lái)，應(yīng)改為“×××印發(fā)《2015年工作要點(diǎn)》的通知”。
三、文種重疊使用
如“×××關(guān)于做好×××工作的請(qǐng)示報(bào)告”，這種公文呈送到上級(jí)機(jī)關(guān)，經(jīng)辦人員就不清楚，是作為一般的閱件處理還是需要答復(fù)。還有的單位出于各種考慮，故意寫(xiě)成“請(qǐng)示報(bào)告”，這樣對(duì)具體辦理人員來(lái)說(shuō)，就更難處理了。同樣的錯(cuò)誤還有“意見(jiàn)報(bào)告”等。又如轉(zhuǎn)發(fā)類(lèi)公文，因?yàn)檗D(zhuǎn)發(fā)環(huán)節(jié)較多，會(huì)出現(xiàn)“通知的通知的通知”，其實(shí)可以省略中間環(huán)節(jié)，使用“通知的通知”即可。當(dāng)然，文種重疊也有例外情況�！巴ㄖ笨梢院推渌姆N混合使用。如，“×××印發(fā)《關(guān)于深化本市體教結(jié)合工作的意見(jiàn)》的通知”。
四、越級(jí)使用規(guī)定文種
有的公文文種的適用范圍雖然沒(méi)有明確規(guī)定由哪一級(jí)機(jī)關(guān)使用，但涉及一個(gè)使用層級(jí)的問(wèn)題。如黨的機(jī)關(guān)發(fā)布“會(huì)議公報(bào)”，只能是黨的全國(guó)代表大會(huì)及其中央委員會(huì)，地方黨組織不能發(fā)布“會(huì)議公報(bào)”。實(shí)踐中，有的地方黨委全會(huì)閉幕時(shí)也要發(fā)布一個(gè)公報(bào)，這就超越了層級(jí)。同樣的道理，“聯(lián)合公報(bào)”的內(nèi)容也只能是反映國(guó)家外交事宜，地方與地方之間不能發(fā)布“聯(lián)合公報(bào)”。
五、其他錯(cuò)用文種的情況
除本文開(kāi)頭談到的“請(qǐng)示”與“報(bào)告”錯(cuò)用之外，“請(qǐng)示”“報(bào)告”與“函”也容易用錯(cuò)，主要表現(xiàn)是該用“函”的時(shí)候使用“請(qǐng)示”“報(bào)告”。出現(xiàn)這種情況的原因，一方面是起草者不清楚這幾個(gè)文種的使用規(guī)范；另一方面是明知不對(duì)，不得已而為之，因?yàn)檫@樣有利于申請(qǐng)事項(xiàng)獲得“綠燈”。日常行文中，確實(shí)有不少申請(qǐng)或報(bào)告事項(xiàng)因?yàn)槭褂昧撕瘏s被收文單位退回的現(xiàn)象。原因是這些收文單位往往強(qiáng)調(diào)某一事項(xiàng)屬于其職權(quán)范圍內(nèi)審批的，要求對(duì)方單位必須寫(xiě)“請(qǐng)示”。其實(shí)，“函”這種公文也具有請(qǐng)示和報(bào)告的功能，完全可以用于請(qǐng)示需要審批的事項(xiàng)。再往深層次講，兩個(gè)平級(jí)機(jī)關(guān)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間，一家向另一家“請(qǐng)示”，從各方面講，都是不妥當(dāng)?shù)摹?/P>
以上文種使用錯(cuò)誤的情況比較常見(jiàn)。這些錯(cuò)誤造成公文處理工作中的無(wú)序，影響公文作用的發(fā)揮，甚至造成上下級(jí)之間的誤解、“左鄰右舍”之間的扯皮。個(gè)中原因值得公文擬制人員仔細(xì)體味思考。
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